Subsecretaría de Administración

Objetivo:
Asistir a las unidades ejecutoras de las distintas áreas programáticas en la gestión y efectuar los trámites administrativos necesarios para la obtención de los recursos humanos, materiales, equipamientos tecnológicos y de todo otro insumo necesario para el cumplimiento de los objetivos y metas de la SECRETARÍA DE INFORMÁTICA.

GESTIÓN DE CALIDAD

Objetivo General

El equipo de trabajo que conforma el área, procura como objetivo desarrollar una estructura logística moderna y lograr una calidad de funcionamiento optimizada.

Objetivos específicos:

• Tender al mejoramiento continuo de la infraestructura tecnológica.
• Medir la eficiencia de los procesos y servicios así como del personal, a través de encuestas y protocolos de procedimientos.
• Cumplir con el cronograma de capacitación anual programada para el personal en las áreas que competen a esta secretaría.
• Pretender la satisfacción de cada usuario en el servicio requerido.
• Programar y realizar revisiones periódicas a las instalaciones en procura de optimizar el ambiente de cada puesto de trabajo.
• Reducir los gastos de papelería, útiles y consumibles de cómputo anual.

Tareas programadas:
• Apoyar:
o A definir, difundir y mantener la política de calidad y los principios de gestión conforme a directivas de la Secretaría de Informática Judicial.
o En la toma de decisiones para la correcta implantación y el cumplimiento de los requerimientos internos derivados del sistema de gestión.

• Coordinar:
o La realización de las auditorías internas y externas en el ámbito de las tres circunscripciones.
o Las acciones derivadas para la corrección de las no conformidades y reclamos de los usuarios.
o Los mecanismos de participación del personal: equipos de mejora, sugerencias y otros.
o Las acciones formativas derivadas del estudio de las necesidades de capacitación.
• Promover:
o La activa participación del personal en el diseño y mejora de los procedimientos e instrucciones de trabajo.
o Un programa de asesoramiento técnico para la adquisición de uso de recursos (Impresoras, insumos, etc.)

Auditoría:
Se encarga de ejecutar acciones en cuanto a la política de seguridad dispuesta por el Superior Tribunal de Justicia, conforme a instrucciones de la Secretaría.

Tareas:
• Brinda respuesta o asesoramiento técnico a organismos judiciales que involucren el funcionamiento de sistema de gestión o de la información almacenada en las bases de datos.
• Auditorías internas y externas en las tres circunscripciones del parque informático instalado.

Estadística:
Asesora y apoya los trabajos de confección estadísticos, que conforme a Ley Orgánica debe realizar la Secretaría Administrativa del Superior tribunal de Justicia.

PERSONAL
Coordinar los aspectos relativos al proceder del personal de la Secretaría con respecto al cumplimento de las normas reguladas en los respectivos acuerdos y disposiciones emanadas de la Dirección de Recursos Humanos.

Acciones:
1. Asesorar a la Secretaría de Informática sobre la gestión de las actividades inherentes al desarrollo de cada integrante de la Secretaría de Informática: integración, evaluación de desempeño, asistencia y capacitación.
2. Monitorear el estado de avance del personal en el régimen de carrera y proponer las políticas y medidas pertinentes.
LOGÍSTICA

La Oficina de Logística es la encargada de gestionar, a través de la Dirección Contable, las adquisiciones de la Secretaría de informática ante la Sub-Secretaría de Administración y brindar soporte técnico a los usuarios.

La Oficina de logística tiene las siguientes funciones:
• Formula los Programas de Necesidades de Bienes requeridos por las unidades organizativas del Poder Judicial, así como de controlar su adecuada ejecución y proponer las modificaciones y/o recomendaciones pertinentes.
• Planea, organiza, coordina y supervisa las actividades relacionadas con el Proceso de Abastecimiento de materiales proporcionadas a la Secretaría de Informática.
• Realiza las coordinaciones respectivas con los usuarios a efectos de formular el cuadro de necesidades, el plan de obtención y el Cuadro de Adquisiciones Trimestrales.
• Asesora en el proyecto de las bases administrativas en lo referido a la formulación de las especificaciones técnicas de los bienes por adquirir mediante licitación y concursos.
• Brinda apoyo técnico a los Usuarios.
• Mantiene permanentemente informado al Sub-secretario de Administración, acerca del desarrollo de las actividades comprendidas en el ámbito de su competencia.
• Desempeñar las demás funciones que le asigne el Sub-Secretario de Administración.

ÁREA DE CAPACITACIÓN DE LA SECRETARÍA DE INFORMÁTICA DEL PODER JUDICIAL

OBJETIVO GENERAL

El objetivo general de esta área es lograr la adaptación de personal para el ejercicio de determinada función o ejecución de una tarea específica, en el organismo donde deba desempeñar sus funciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Detectar las necesidades de formación o adiestramiento, permitiendo Incrementar la productividad
2. Atender a la capacitación y perfeccionamiento continuo de los magistrados, funcionarios y empleados del Poder Judicial;
3. Mantener a los funcionarios y empleados permanentemente actualizados frente a los cambios que sufre el sistema informático (IURIX).
4. Programación y organización de las actividades.
5. Elaboración del material a utilizar en las distintas actividades.
6. Evaluación y seguimiento de resultados
7. Asesoramiento y “Formación de Formadores” en educación a distancia, a través de la Plataforma Virtual de Educación de la Secretaría.

Actividades
1. Una vez detectada las necesidades se fijan prioridades (corto, mediano y largo plazo). Estas prioridades pueden ser realizadas de la siguiente manera:
a. Individuales: Surgidas de la evaluación que se le realiza al empleado.
b. Grupales.
c. Que requieren solución inmediata.
d. Que demandan una acción futura. Si se planifica el cambio de un proceso, se detecta una necesidad futura de capacitación para que dicho cambio pueda llevarse a cabo.
e. Que exigen instrucción sobre la marcha. Cuando es imposible extraer al empleado de su lugar de trabajo o cuando se debe hacer en el lugar de trabajo.
2. Con el resultado del análisis de las necesidades, se elabora un plan de actividades de formación, bajo las modalidades: E-Learning, B-Learning y Presencial, se utilizan diversas herramientas tales como: Foros, chat, videoconferencia, y material de estudio elaborado para el mismo. La culminación del mismo será a través de una evaluación. Dictados de cursos en la Plataforma Virtual del Instituto de Capacitación e investigación del Poder Judicial.
3. Utilización de la Plataforma Virtual de la Secretaría de Informática con el fin de asesorar a profesionales, tanto en las herramientas informáticas a utilizar como en los cursos que serán dictados por ellos.
4. Realización de videoconferencias periódicas con el fin de informar a los usuarios de las modificaciones que sufre el sistema y/o evacuación de dudas por parte del usuario.